- Boek: Profit First
- Waarom werken met verschillende potjes?
- Hoeveel geld moet er in elk potje?
- Stap 1: Breng in kaart hoeveel % van je omzet naar je zakelijke buffer gaat
- Stap 2: Breng in kaart hoeveel procent van je omzet naar zakelijke kosten gaat.
- Stap 3: Breng in kaart hoeveel inkomstenbelasting je moet betalen.
- Stap 4: Breng in kaart hoeveel procent van je omzet je in 2023 moet betalen aan inkomstenbelasting en ZVW.
- Stap 5: Tel alle bovenstaande percentages bij elkaar op.
- Potje 1: Omzet
- Potje 2: Belasting & BTW
- Potje 3: Kosten
- Potje 4: Buffer/winst
- Potje 5: Salaris
Als ondernemer, zzp’er of freelancer krijg je – als de zaken goed gaan ten minste – uitbetaald door je klanten. Maar het geld dat zij jou betalen, is en blijft niet allemaal van jou. Was het maar zo’n feest 😉
Want over die omzet (die ook nog eens inclusief BTW op je rekening wordt overgemaakt), moet je nog allerlei bedragen afdragen en opzij zetten. Want naast dat je elk kwartaal BTW afdraagt, moet je jaarlijks inkomstenbelasting betalen, maak je zakelijke kosten, wil je misschien ook nog een zakelijke buffer opbouwen én natuurlijk jezelf salaris uitkeren.
Welk bedrag moet je nu waarvoor reserveren? Hoe weet je zeker dat je straks niet per ongeluk al het geld dat eigenlijk bedoeld was voor de belasting er doorheen hebt gejaagd?
Daar is overzicht en inzicht voor nodig. En dat creëer je door je omzet – nadat het op je rekening is gestort – te verdelen over verschillende potjes.
Dionne en ik zijn beiden ondernemers en werken allebei met zo’n potjessysteem. Elk potje is gekoppeld aan een bankrekening. Zo heb ik, Nicole, bijvoorbeeld 5 zakelijke bankrekeningen waarop ik elke maand een bedrag overmaak. Elke rekening heeft z’n eigen doel en ontvangt ook elke maand een vast bedrag en/of percentage van mijn omzet.
Dit principe is gebaseerd op de Profit First Methode: een methode die ervan uitgaat dat je altijd eerst je winst opzij zet en dan pas geld opzij zet voor je kosten, belasting en je eigen salaris in aparte potjes. Zo werk je al vanaf de start van je onderneming aan een winstgevend bedrijf.
Meer weten over Profit First? Check deze website of koop het boek. Deze heb ik zelf ook gelezen en vond ik een superfijne start van mijn ondernemersavontuur!
Boek: Profit First
Verkrijgbaar bij
In dit artikel deel ik mijn methode met je en laat ik je zien hoe ik als ondernemer mijn geld over verschillende potjes verdeel.
Waarom werken met verschillende potjes?
Goed, die verschillende potjes dus. Waarom zou je dat doen? Allereerst dus om inzicht te creëren in je zakelijke financiën. Aan elk potje koppel je uiteindelijk een doelbedrag en zo kan je maandelijks monitoren of je genoeg geld voor elk potje hebt gereserveerd. Ook werk ik met potjes, zodat ik zeker weet dat ik:
- Genoeg geld opzij zet om af te dragen als omzetbelasting (BTW)
- Genoeg geld opzij zet om af te dragen als inkomstenbelasting
- Mezelf niet te veel en niet te weinig salaris uitkeer
- Een zakelijke buffer opbouw voor financieel mindere tijden
Zelf werk ik met de potjes Omzet, Kosten, Belasting & BTW en Winst & Buffer.
Voor elk potje heb ik een aparte bankrekening aangemaakt bij Knab. Je kan hier tot wel 5 zakelijke betaalrekeningen openen, zonder dat je daar extra voor hoeft te betalen. Superfijn!
Zo ziet dat er in de praktijk uit (met geblurde bedragen & rekeningnummers 😉):
En dan heb ik natuurlijk nog mijn privérekening waar ik elke maand salaris op overmaak. Feitelijk werk ik dus met 5 potjes:
- Omzet
- Kosten
- Belasting & BTW
- Winst/buffer (zakelijke spaarrekening)
- Salaris (privérekening)
Hoeveel geld moet er in elk potje?
Maar hoe bepaal je nu hoeveel geld je in elk potje of op elke rekening moet storten?
Daarvoor heb je een aantal cijfers nodig:
- Je verwachte omzet voor het komende jaar
- Je verwachte kosten voor het komende jaar
- Je gewenste zakelijke buffer voor het komende jaar
Dit hoeft niet tot op de eurocent nauwkeurig, maar feit is wel: hoe nauwkeuriger, hoe nauwkeuriger je ook kan voorspellen hoeveel geld je voor elk doel moet reserveren. Ook staan deze bedragen niet vast, je kan gedurende het jaar continu bijsturen. Dit doe ik dan ook periodiek als ik merk dat mijn omzet hoger/lager uitvalt dan verwacht of mijn zakelijke kosten hoger/lager uitvallen dan verwacht. Want als mijn omzet hoger wordt, is de kans groot dat ik meer belasting moet betalen. En daar wil ik natuurlijk wel op tijd rekening mee houden.
Zo bereken je precies hoeveel geld je in elk potje moet stoppen:
Stap 1: Breng in kaart hoeveel % van je omzet naar je zakelijke buffer gaat
Dit kan je ook zien als winst (conform de Profit First methode). Stel dat je in 2023 een zakelijke buffer/winst wil opbouwen van €10.000,- en je verwacht een omzet van €100.000,-, dan gaat er dus 10% van je zakelijke omzet naar het potje “Buffer” (of in mijn geval: mijn zakelijke spaarrekening).
Stap 2: Breng in kaart hoeveel procent van je omzet naar zakelijke kosten gaat.
Stel dat je in 2023 een omzet van €100.000,- verwacht en je verwacht €20.000,- aan zakelijke kosten, dan moet je dus 20% van je omzet reserveren voor het potje “Kosten”.
Tip: bereken dit bedrag inclusief BTW. Waarom? Dat zie je later.
Stap 3: Breng in kaart hoeveel inkomstenbelasting je moet betalen.
Dit rekensommetje is wat lastiger en vergt wat uitzoek- en rekenwerk.
Trek je kosten van je omzet af. Dit is je bruto winst, ook welk bekend als je arbeidsinkomen.
Over je bruto winst profiteer je van aftrekposten, als je voldoet aan het urencriterium. Als je in 2023 minimaal 1225 uur per jaar aan je onderneming werkt (zo’n 3 volledige werkdagen per week), dan heb je met een eenmanszaak recht op:
- Zelfstandigenaftrek (een vast bedrag van €5.030,- in 2023)
- MKB Winstvrijstelling (14% van je bruto winst)
- Startersaftrek (dit bedrag van €2.123,- mag je 3x gebruiken in de eerste 5 jaar na de start van je bedrijf)
- Trek de aftrekposten waarvoor je in aanmerking komt, af van je bruto winst.
Nu blijft je belastbaar inkomen over.
- Over je belastbaar inkomen betaal je 5,7% aan inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW). Hoe hoger je inkomen, hoe hoger je bijdrage dus. Dit bedrag staat los van de premie die je betaalt voor je zorgverzekering. Bereken hoe hoog die 5,7% is.
Over je belastbaar inkomen mag je ook nog wat posten aftrekken:
- Aftrek Eigen Woning: bijvoorbeeld je hypotheekrente of de kosten die je fiscaal mag aftrekken als je in 2023 een huis koopt.
- Aftrek pensioen: als je in 2023 pensioen opbouwt en geld in een officieel pensioenproduct stopt, dan mag je die inleg ook fiscaal aftrekken.
- Persoonsgebonden aftrek: als je in 2023 geld geeft aan goede doelen & stichtingen, dan mag je – als deze instanties voldoen aan bepaalde richtlijnen – je giften ook fiscaal aftrekken.
Raadpleeg de website van de Belastingdienst om een inschatting te maken van deze kosten en trek deze van je belastbaar inkomen af.
Dan blijft je verzamelinkomen, ook wel je totaal belastbaar inkomen over. Hier ga je belasting over betalen.
Tot een totaal belastbaar inkomen van €73.071,- ga je in 2023 36,93% aan inkomstenbelasting betalen (bron: Rijksoverheid.nl). Over het bedrag daarboven betaal je 49,5% aan inkomstenbelasting. Bereken hoeveel inkomstenbelasting je uiteindelijk moet betalen.
Stap 4: Breng in kaart hoeveel procent van je omzet je in 2023 moet betalen aan inkomstenbelasting en ZVW.
Stel dat dat 30% is, dan gaat er dus elke maand 30% van je omzet naar het potje “Belasting”.
Stap 5: Tel alle bovenstaande percentages bij elkaar op.
In dit rekenvoorbeeld is dat 60%. Dat betekent dat er nog 40% overblijft. Dit is je salaris.
Je ziet dus dat je werkt met percentages en niet met vaste bedragen. Zelf vind ik het fijn om deze percentages 1x per maand over te maken naar alle rekeningen.
Worden mijn facturen betaald? Dan maak ik eerst de verschuldigde BTW over naar mijn aparte rekening (daarover hieronder meer!) en dan ga ik aan de slag met de overige percentages. In mijn geval kom ik voor 2023 op de volgende prognose uit (berekend met bovenstaande stappen en een inschatting van mijn omzet en kosten):
- 10% zakelijke buffer
- 10% kosten
- 30% belasting
- 50% salaris
Potje 1: Omzet
Omzet is het bedrag dat je ontvangt als financiële vergoeding voor de producten of diensten die je levert.
Het rekeningnummer dat hoort bij mijn potje “Omzet” communiceer ik ook op de facturen die ik naar mijn klanten stuur. Op dit rekeningnummer maken zij het bedrag over dat ze mij verschuldigd zijn voor de diensten die ik heb geleverd.
Dit bedrag maken ze over inclusief BTW.
Potje 2: Belasting & BTW
Als ondernemer reken je vaak BTW over de diensten of producten die je aan je klanten levert. De hoogte van die BTW is afhankelijk van het type dienst of product dat je levert, maar is doorgaans 9% of 21% als je levert aan Nederlandse consumenten of bedrijven. Als een klant jouw factuur betaalt, dan betaalt deze het bedrag inclusief BTW en wordt dat op jouw rekening gestort.
Die BTW draag je weer af wanneer je elk kwartaal aangifte doet van je omzetbelasting.
Nu hoef je die 9% of 21% vaak niet volledig af te dragen. Dat heeft ermee te maken dat je als ondernemer ook wel eens producten of diensten inkoopt waarover je BTW betaalt. En die BTW mag je weer terugvragen.
Stel dat je als online marketeer in een kwartaal €10.000,- omzet hebt gedraaid. Je diensten zijn belast met 21% BTW. Je krijgt dus - naast die €10.000,- omzet - ook nog eens €2.100,- aan BTW op je rekening gestort van je klanten.
In dat kwartaal heb je zakelijke kosten à €2.000,- gemaakt. Je hebt bijvoorbeeld je boekhouder betaald, een cursus gevolgd en een tekstschrijver ingehuurd om teksten te schrijven voor je website. We gaan er voor het gemak vanuit dat je over alles 21% BTW hebt betaald. In totaal was je dus €2.420,- inclusief BTW aan kosten kwijt.
Je moest zelf €2.100,- aan BTW afdragen, maar mag €420,- BTW terugvragen. Deze bedragen worden met elkaar verrekend in je omzetbelastingaangifte. Je moet dan dus €2.100,- min €420,- = €1.680,- afdragen.
Omdat je in de vorige stappen al hebt bepaald wat je verwachte omzet & kosten zijn, weet je ook hoeveel BTW je ongeveer moet afdragen en hoeveel BTW je terugkrijgt.
In mijn geval betekent dit dat ik van het bedrag inclusief BTW dat op mijn rekening wordt gestort, ik zo’n 17% overmaak naar de rekening “Belasting en BTW”. Dan blijft mijn omzet exclusief BTW over. Daarvan maak ik dan nog eens maandelijks 30% over naar deze rekening, voor de inkomstenbelasting.
Potje 3: Kosten
De kosten die je maakt voor je onderneming, mag je (gedeeltelijk) aftrekken van je omzet. Daardoor betaal je relatief minder belasting over de winst die overblijft.
Kosten betaal je in eerste instantie dus inclusief BTW. Ik maak 10% van mijn omzet over naar deze kostenrekening. Dit bedrag is voldoende om al mijn zakelijke kosten (inclusief BTW) te betalen.
Dit is dus ook de enige zakelijke bankrekening waarvan ik een pinpas in mijn portemonnee heb. Dit is namelijk de enige bankrekening waarvandaan ik ook daadwerkelijk transacties doe naar andere partijen. Van alle overige bankrekeningen krijg je bij Knab ook een pinpas toegestuurd, maar die heb ik vernietigd omdat ik deze niet ga gebruiken.
Potje 4: Buffer/winst
Ik heb een zakelijke spaarrekening geopend bij Knab waar ik elke maand zo’n 10% van mijn omzet op stort om een zakelijke buffer op te bouwen. Je krijgt hier ook spaarrente over (al is dat minimaal, maar toch mooi meegenomen!). De zakelijke buffer die ik hier opbouw, wil ik bewaren voor financieel mindere tijden, bijvoorbeeld als er een economische crisis is en ik minder werk heb of als ik ziek word.
Ik wil hier minimaal 6 maanden aan salaris op hebben staan.
Potje 5: Salaris
En tot slot, het laatste potje: salaris. Elke maand maak ik de resterende 50% van mijn omzet over naar mijn privérekening. Dit is mijn salaris. Omdat mijn omzet elke maand anders is, is mijn salaris dat dus ook. Als ik die maand harder heb gewerkt en meer opdrachten heb gedaan, staat daar dus ook een hoger salaris tegenover.
Zo, dit was ‘m: het artikel over de potjes! Hopelijk heb je met de tips en voorbeelden uit het artikel genoeg input om nu zelf aan de slag te gaan met een potjessysteem dat bij jou past. Succes!
