Inmiddels zijn Dionne en ik alweer heel wat jaartjes fulltime ondernemer, maar de beginperiode als startende ondernemer kunnen we ons nog heel goed herinneren. Voor Dionne was dat eind 2018 en ik, Nicole, begon in januari 2020 met fulltime ondernemen. Ook al waren we in de jaren daarvoor al parttime aan het ondernemen naast onze banen in loondienst, veel dingen waren tóch anders of nieuw nu we ons fulltime inkomen uit ondernemen gingen halen.
Eén van de dingen die ik anders heb aangepakt toen ik fulltime ging ondernemen, was mijn boekhouding. Als parttime ondernemer deed ik mijn boekhouding zelf, hield ik een basic Spreadsheet bij met mijn cijfers en deed ik zakelijke en privé uitgaven vanaf dezelfde rekening. Kortom: ik had nogal een houtjetouwtje boekhouding en die moest écht professioneler nu ik fulltime ondernemer zou worden.
Mijn 3 beste tips en keuzes die ik als startende ondernemer maakte rondom mijn boekhouding (en waar ik nu, 4,5 jaar later, nog steeds heel blij mee ben!) deel ik met je in dit artikel.
Tip 1: Investeer direct in een goede boekhouder
Omdat ik gewoon zeker wilde weten dat mijn administratie goed geregeld zou zijn, besloot ik vanaf dat 1 van mijn fulltime ondernemersavontuur dat ik mijn administratie uitbesteden wilde. Facturen aanmaken, versturen en inboeken: dat kon ik zelf wel doen, maar ik wilde graag dat een boekhouder mij zou helpen met de btw-aangifte en jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte.
En ik vond het ook een must dat ik doorlopend met financiële vragen bij een boekhouder terecht zou kunnen en dat mijn financiële plaatje op een overzichtelijke manier inzichtelijk gemaakt kon worden.
Uiteindelijk kwam ik via-via bij een klein accountantskantoor terecht en werk ik tot op de dag van vandaag met deze boekhouder. Oké, het is vanaf de start direct een grote investering, maar het is een investering die ik zó weer zou doen. Het is zo fijn om nu gewoon zeker te weten dat mijn administratie goed geregeld is, ik altijd met vragen terecht kan bij mijn boekhouder en dat mijn boekhouder proactief met mij meedenkt over hoe ik slimmer om kan gaan met zakelijke kosten, belastingen etc.
Tip 2: Schaf een boekhoudpakket aan
Mijn boekhouding in een Excel-bestandje, begon al snel aan alle kanten te rommelen. Had ik alle facturen wel netjes overgenomen in mijn Excel? En klopte de bedragen wel? Tijd om mijn boekhouding wat professioneler aan te pakken met een boekhoudpakket.
Op aanraden van andere zzp’ers ben ik uiteindelijk voor Moneybird gegaan: een boekhoudpakket dat ik ook tot op de dag van vandaag nog gebruik en heel tevreden over ben. Hierin maak ik offertes en facturen, kan ik bonnetjes en inkoopfacturen inboeken en kan ik elke zakelijke transactie koppelen aan de juiste factuur. Zo weet ik zeker dat ik nooit een transactie over het hoofd zie en dat mijn boekhouding van A tot Z klopt.
En ook heel fijn: vanuit het boekhoudpakket kan mijn boekhouder heel gemakkelijk mijn btw-aangifte klaarzetten, waardoor zij tijd én kosten bespaart.
Tip 3: Monitor offertes, (nieuwe) opdrachten en facturen in een Spreadsheet
Als freelance online marketeer heb ik meerdere opdrachtgevers. Elke maand stuur ik dan ook meerdere facturen en die gaan ook elke maand weer naar andere opdrachtgevers. Als je met meerdere opdrachtgevers werkt, kan al snel onoverzichtelijk worden naar welke opdrachtgevers je in de komende maand(en) een factuur moet sturen en voor welke bedragen.
Dit houd ik als echte Spreadsheet-nerd natuurlijk ook bij in een Spreadsheet. Ik begon destijds met een heel simpele Spreadsheet en maakte voor elke maand een apart tabblad aan.
Elk tabblad bevat de kolommen:
- Naam van de opdrachtgever
- Omschrijving van de klus
- Uurtarief
- Aantal uur
- Totale tarief
- Factuur verstuurd
Heb ik een offerte uitgebracht voor een nieuwe klus ergens in de komende maanden? Dan zet ik die klus alvast in het tabblad van de betreffende maand. Ik markeer deze klus dan rood. Daarmee weet ik: deze opdracht is nog niet definitief, maar alleen geoffreerd.
Krijg ik akkoord op de offerte? Dan markeer ik deze klus oranje. Dan weet ik: de klus is akkoord, maar moet nog uitgevoerd worden. Is de klus afgerond? Dan markeer ik ‘m groen en weet ik: de klus is afgerond, maar moet nog gefactureerd worden. Als ik de factuur uiteindelijk aan het eind van de maand heb gestuurd, zet ik een vinkje in de laatste kolom “Factuur verstuurd”.
Dit document open ik vrijwel wekelijks keren om te checken: welke taken moet ik oppakken? Welke offertes heb ik verstuurd en waar heb ik bijvoorbeeld nog geen antwoord op gekregen? En welke klussen zijn afgerond en kan ik factureren?
Door de jaren heen heb ik de Spreadsheet uitgebreid en heb ik op het eerste tabblad een overzichtje gemaakt waar ik in een grafiek mijn omzet van de afgelopen jaren kan zien. Zo kan ik ook precies zien hoe het huidige jaar en de huidige maand zich verhoudt ten opzichte van eerdere jaren en maanden. Heel handig en dus een dikke tip om ook zo’n Spreadsheet aan te maken!
Ik hoop dat jij als startende ondernemer iets hebt gehad aan deze boekhoudtips! Doe er je voordeel mee en heel belangrijk: laat je vooral niet afschrikken door het onderwerp ‘boekhouding’. Met de juiste hulp, kennis en systemen kun jij je focussen op wat je écht leuk vindt: het ondernemen – en weet je: mijn boekhouding is gewoon goed geregeld.
Dit artikel is onderdeel van een betaalde samenwerking met Actium.
